Благодійні організації під знаком запитання: чому прозорість повинна стати ключовою цінністю?

Олександра Смілянець Експертка з фандрейзингу, голова ГО "Прозорі землі у громадах України"

Відкритість до запитань і звітність формують довіру сильніше за репутацію.

Добродійність зароджується з довіри. Прозорість повинна стати основною цінністю організації, а не лише відповіддю на зовнішні вимоги.

Благодійність завжди передбачає довіру.

Хтось передає кошти.

Хтось - час, експертизу або ресурси.

Деякі особи покладаються на організації для надання допомоги людям, громадам або значущим соціальним проектам.

І в цей момент виникає просте питання: а наскільки прозоро працює організація, якій ми довіряємо?

Для благодійного фонду прозорість означає більше, ніж просто публікація річного звіту, інформація про реквізити чи кілька знімків з реалізованих проектів.

Прозорість охоплює набагато більше аспектів.

Це метод керування організацією.

Це бажання детально роз'яснити процеси ухвалення рішень, вибору партнерів, розподілу ресурсів, діючих політик в організації, а також механізми, які фонд застосовує для уникнення конфліктів інтересів та фінансових зловживань.

І, в кінцевому підсумку, це бажання підтримувати здоровий професійний діалог із громадськістю.

Не лише в ті моменти, коли формулюють вдалі запитання.

Фонд функціонує на основі довіри, тому повинен бути готовим її підтверджувати.

У сфері громадських та благодійних організацій довіра часто вважається важливим нематеріальним ресурсом. Проте, її формування не залежить лише від наявності відомого бренду, значних партнерських зв'язків чи тривалої історії діяльності організації.

Вона формується з конкретних практик.

* Хто ухвалює рішення?

* Яким чином здійснюється вибір підрядників і партнерів?

Чи є встановлені норми для уникнення конфлікту інтересів?

* Як організація контролює використання коштів?

* Чи є процедури внутрішнього контролю?

Чи існує розподіл обов'язків між особами, які ухвалюють рішення, та тими, хто відповідає за їх реалізацію?

Чи виходять звіти на публікацію?

Чи можна з цієї інформації зрозуміти не лише витрачені кошти, а й конкретні цілі, на які вони були направлені, а також отримані результати?

Це не питання недовіри.

Навпаки.

Це питання зрілої довіри.

НАЗК у своїх матеріалах щодо доброчесності окремо звертає увагу на корупційні ризики у благодійній діяльності, серед яких називає недостатню прозорість витрат, непрозору фінансову діяльність, фаворитизм під час вибору проєктів або отримувачів допомоги та конфлікт інтересів.

Отже, прозорість не є лише естетичним аспектом "успішної" організації.

Це один із способів знизити ймовірність ризиків.

Прозорість не виникає лише з підготовки звітів.

Річний звіт є суттєвим елементом прозорості та відповідальності.

Проте це не може бути єдиним способом забезпечення прозорості.

Давайте розглянемо таку ілюстрацію.

Щорічно організація випускає великий та естетично привабливий звіт, що містить фотографії, статистичні дані та розповіді про людей.

Проте в той же час важко усвідомити:

* як відбувався вибір партнера для масштабного проєкту;

* хто приймав це рішення;

* чи була реалізована процедура відбору;

* чи перевірявся потенційний конфлікт інтересів;

* як визначався бюджет;

* хто контролював виконання договору.

Формально звіт є.

Проте питання відкритості все ще актуальне.

Отже, сучасні методи підзвітності повинні охоплювати не лише фінансові звіти про результати роботи, а й чіткі принципи управління.

* Політика конфлікту інтересів.

* Норми придбання та відбору постачальників.

* Процедури протидії шахрайству.

Фінансовий моніторинг.

* Політики щодо подарунків і ділової гостинності.

* Системи сповіщення про порушення.

* Розподіл функцій.

* Процеси прийняття рішень на внутрішньому рівні.

Не обов'язково кожен внутрішній документ має бути оприлюднений повністю. Але сам факт наявності таких процедур і зрозумілої системи контролю є важливим показником інституційної зрілості.

НАЗК у своєму зразковому кодексі етики радить організаціям, зокрема, розробити політику щодо конфліктів інтересів, встановити процедури їх повідомлення, а також визначити механізми для розгляду та вирішення подібних ситуацій.

Комплаєнс - це не папка з політиками

Є ще одна проблема.

Організація може мати безліч політик, але це не гарантує наявності справжньої культури чесності.

Документ може бути збережений у Google Drive.

Але важливо інше: чи працює він у момент прийняття рішення?

Якщо політика щодо конфлікту інтересів вимагає від осіб декларувати можливі конфлікти, чи дійсно вони наважуються про це повідомляти?

Якщо є правила відбору партнерів, чи застосовуються вони до всіх?

Чи дійсно існує процедура узгодження витрат, або це лише формальність на документах?

Якщо організація декларує нульову толерантність до шахрайства, чи є механізм повідомлення про можливі порушення?

Саме тут комплаєнс перестає бути формальністю.

Він перетворюється на спосіб управлінського мислення.

Це питання актуальне не лише для великих міжнародних організацій.

Зі збільшенням бюджетів, числа партнерів і суспільного впливу фонду, важливість внутрішніх контрольних механізмів зростає.

А як діяти, коли суспільство висловлює свої запити?

Цей тест, напевно, є одним із найзахопливіших способів оцінити справжню прозорість.

Уявімо собі, що активіст громадянського суспільства, журналіст, науковець або член іншої суспільної організації звертається до фонду з таким запитанням:

* Яким чином ви обирали свого партнера?

Які способи фінансування були застосовані?

Яка сума була виділена на реалізацію проєкту?

Які норми комплаєнсу були впроваджені?

* Чи перевірявся конфлікт інтересів?

Коли ви плануєте опублікувати звіт?

Не на кожне з цих питань організація юридично зобов'язана надати будь-який документ.

Існують можливі законні обмеження, які стосуються персональних даних, конфіденційної інформації, комерційних секретів, умов контрактів та інших відомостей з обмеженим доступом.

У цьому контексті важливо розрізняти прозорість і вимогу "показати все".

Прозорість не вказує на те, що немає кордонів.

Проте встановлення меж не передбачає відсутності висловлювань.

Професійна реакція може мати різні форми:

"Отже, ця інформація доступна для всіх - ось лінк."

"Ми готові надати загальні відомості, проте не маємо можливості розкривати особисту інформацію."

"Цей документ містить чутливу інформацію, тому ми можемо надати загальну інформацію про відповідні умови."

"Ці відомості не підлягають розголошенню, ось юридичне обґрунтування."

Або:

"Ми не маємо такої інформації у форматі, про який ви запитуєте, але готові підтвердження плати в інших форматах".

Це значно потужніше, ніж просто ігнорувати.

Запит громадського активіста - це не атака на організацію

У розвиненому громадянському суспільстві запитання до благодійних організацій не повинні одразу трактуватися як агресія.

Громадський нагляд є невід'ємною складовою екосистеми довіри.

Подібно до того, як журналіст запитує політиків, донорів чи великі корпорації, громадський сектор також має повне право ставити запитання щодо роботи організацій, що здійснюють суттєвий вплив на суспільство.

Особливо це актуально у випадках, коли мова йде про масштабні програми, державні партнерства, великі фінансові інвестиції або проєкти, що реалізуються на користь широкої аудиторії отримувачів.

Це не стосується того, що кожен запит повинен бути виконаний.

Це означає, що сама комунікація з громадськістю має сприйматися як нормальна частина роботи.

Іноді добре сформульоване запитання від зовнішнього спостерігача може допомогти організації побачити власну систему контролю з іншого боку.

Прозорість також стосується репутації.

Це парадоксально.

Чим популярнішою стає благодійна організація, тим більше запитів та питань вона може отримати.

І це не обов'язково погано.

Навпаки, увага до діяльності може бути ознакою масштабу та суспільної значущості.

Проте разом із розширенням масштабу збільшується і рівень відповідальності.

Організації більше не вистачає лише надії на репутацію свого засновника, партнерів чи публічних представників.

Вона повинна відображати свою здатність до інституційного розвитку.

Саме тому для великого фонду питання "чи довіряєте ви нам?" поступово має змінюватися на інше:

Які інструменти допомагають вам переконатися, що ми діємо чесно?

Це набагато сильніша позиція.

Довіра, що не підлягає перевірці, є вкрай вразливою.

Довіра, що витримує перевірки, документи, аудити, громадський нагляд і складні обговорення, є набагато більш міцною.

Чи зобов'язаний фонд розголошувати всю інформацію?

Ні.

І це важливо сказати прямо.

Прозорість не дорівнює тотальному розкриттю інформації.

Благодійна організація повинна забезпечувати захист особистої інформації осіб, які отримують підтримку, дотримуватися конфіденційності угод у випадках, що передбачені законодавством, а також охороняти відомості, чий витік може зашкодити як окремим особам, так і самій організації.

Проте підхід повинен бути іншим:

Якщо розкриття інформації є неможливим, варто надати обґрунтування цього рішення.

Якщо можна оприлюднити частину - оприлюднити частину.

Якщо можна надати узагальнені дані - надати їх.

Якщо дані вже доступні для загального ознайомлення, будь ласка, надайте на них посилання.

Це і є культура прозорості.

Оптимальна прозорість – це та, яка існує без необхідності її вимагати.

На мою думку, саме в цьому місці розташована межа між офіційною та інституційною відкритістю.

Ось як виглядає формальна модель:

хтось поставив питання - організація шукає відповідь - готує документи - реагує на запит.

Зріла модель функціонує по-іншому:

* Значна кількість даних вже є вільно доступною.

* Є сторінка зі звітами.

* Існує характеристика програм.

* Існує інформація щодо співпраці.

Організація має політики та принципи етики, які вважає доцільним зробити публічними.

* Є зрозумілий контакт для запитів.

* Існує процес обробки скарг або повідомлень про правопорушення.

* Є логіка, за якою приймаються ключові рішення.

І тоді прозорість не потребує постійного "витягування" інформації назовні.

Вона інтегрована в систему.

Благодійність – це не лише те, що ми реалізуємо, а й спосіб, яким ми це здійснюємо.

Можна реалізувати сотні соціальних проєктів.

Є можливість підтримати безліч людей.

Існує можливість отримати фінансування на мільйони гривень.

Але якщо всередині організації немає культури доброчесності, рано чи пізно постає питання довіри.

Тому я вважаю, що прозорість не повинна бути лише додатковою вимогою для благодійного фонду.

Це складова його завдання.

Якщо фонд стверджує, що працює на благо суспільства, йому слід бути готовим роз'яснити, як саме ця користь формується.

Якщо говорить про відповідальне використання ресурсів - має мати механізми, які це підтверджують.

Коли мова йде про доброчесність, вона повинна відображатися не лише в кодексі, а й у прийнятті рішень.

Коли йдеться про довіру, варто бути готовим до її перевірки.

Справжня відкритість не проявляється лише на момент, коли організація стикається з незручними запитами.

Вона розпочинається значно раніше.

У момент, коли керівництво приймає рішення:

"Ми хочемо працювати

"щоб наші рішення були зрозумілі для пояснення".

На мою думку, це є однією з найсуттєвіших характеристик зрілого благодійництва.

Не безпомилковість.

Не відсутність незручних питань.

А готовність свідомо давати на них відповіді.

І незмінне прагнення підтверджувати довіру не лише словами, а й через ефективність власної діяльності.